Como a Reintech entrevistou e avaliou 1.500 engenheiros de software

A empresa britânica Reintech, que tem funcionários distribuídos pelo Reino Unido e pela Ucrânia, ajuda empresas de tecnologia a expandir suas equipes de desenvolvimento de software na Europa Oriental.

Setor: Recrutamento

Localização: Reino Unido/Ucrânia

Principal recurso: Gerenciamento de funis

Com uma equipe de quatro pessoas, a Reintech conta com suporte externo e software de automação, juntamente com o Pipedrive, para ajudá-los a lidar com projetos de maneira consistente e eficiente.

1500

1 500 candidatos foram entrevistados e avaliados em 1 ano

4

Apenas 4 funcionários foram necessários para entrevistar e avaliar 1 500 candidatos

O desafio

Antes de criar o processo central no qual o Pipedrive é usado, a equipe da Reintech gastava quase todo o seu tempo adicionando manualmente informações em seu sistema de gerenciamento.

No começo, usávamos um sistema mais simples e todo dia eu gastava muito tempo criando novas fichas, inserindo informações sobre candidatos e enviando mensagens de notificação a cada passo—eu estava quase perdida no caos. Sabíamos que deveria haver algo melhor para as nossas necessidades.

Viktoria KovalenkoLíder de Recrutamento

Recursos do Pipedrive usados

Automações

Para criar e atribuir tarefas automaticamente

API

Interface de programação de aplicativos poderosa para criar integrações automatizadas personalizadas

Integrações

Para conectar facilmente outros serviços com apenas um clique

A solução

Para tratar do problema, a Reintech criou um processo automatizado que exigia uma pequena equipe e o uso de várias ferramentas conectadas para melhorar a gestão de pedidos de seus clientes. No centro desse processo de automação estava o Pipedrive.

Esse é o processo que a Reintech criou com o Pipedrive:

Ferramentas: Pipedrive e Calendly

Se uma entrevista for marcada, a ficha do lead é movida para a etapa “Entrevista agendada.”

“Se um candidato não puder escolher um horário para uma entrevista durante a primeira ligação, um e-mail com o link do Calendly da Viktoria é enviado automaticamente, assim o candidato pode selecionar o melhor horário para ele”, explica Sasha. “Essa automação é iniciada ao mover os candidatos para a etapa “Pedido de entrevista de habilidades interpessoais” em nosso funil.

Quando o candidato seleciona um horário no Calendly, um webhook notifica a equipe da Reintech de que é hora de movê-lo para a etapa “Entrevista agendada”.

Se o candidato não fornecer as informações necessárias para criar um perfil, a equipe adiciona uma tarefa no Pipedrive com um lembrete para entrar em contato com ele. Quando o candidato cancela ou remarca uma entrevista, a equipe da Reintech atualiza o contato.

“O Pipedrive cria e atribui tarefas e envia e-mails automaticamente com base em sua atividade; por exemplo, após mover uma ficha para outra etapa”, diz Viktoria, que gosta de usar os Insights e a ferramentas de relatórios para acompanhar o progresso. “Eu gosto muito de olhar para as boas estatísticas ao final de períodos produtivos.”
Ferramentas: Pipedrive, Automações e Google Meet

Em seguida, Viktoria conversa com os candidatos via Google Meet em uma entrevista de meia hora.

Se o candidato passar por esta etapa, a equipe pede a ele que faça um teste oral de inglês (a próxima etapa classificatória). Todas as informações relevantes são adicionadas nos campos personalizados.

No Pipedrive, o candidato é movido para o passo chamado “Avaliação de inglês agendada” e, usando a automação configurada pela Reintech, um e-mail é enviado para a professora de inglês que trabalha com a equipe. O e-mail contém as informações necessárias para a realização do teste: nome, telefone e horários desejados.
Ferramentas: Pipedrive e HackerRank

Depois que a professora de inglês recebe um e-mail com detalhes sobre quando e quem testar, ela planeja uma ligação de acordo com sua semana de trabalho de oito horas. São necessários cerca de 15 minutos para verificar se um candidato é capaz de se comunicar bem em inglês. Após a ligação, Olga, a professora, entra em contato com Julia para falar sobre o resultado.

Se um candidato for aprovado no teste oral de inglês, Julia move o negócio correspondente a ele para a etapa “Teste técnico”. Este é o passo final no processo de seleção parcialmente automatizado usando o HackerRank e parcialmente concluído de forma manual.
Ferramentas: Pipedrive, HackerRank e Telegram

Depois que um candidato entra na etapa “Teste técnico”, o Pipedrive automaticamente inicia um novo teste no HackerRank - uma solução de avaliação técnica e entrevista remota para a contratação de desenvolvedores - e envia as instruções do teste para os candidatos.

“Quando o candidato conclui o teste técnico, recebemos um webhook do HackerRank e, se ele passar no teste, é automaticamente colocado na etapa ‘Avaliado’ em nosso funil”, conta Sasha.

“Se o link do teste expirar, ou se o candidato não passar em sua primeira tentativa, permitimos que ele selecione um horário para um segundo teste através do nosso bot no Telegram.”

O Telegram, neste caso, é a ferramenta de mensagem instantânea.

“Depois de passar na entrevista de habilidades pessoais, o candidato pode conectar sua conta da Reintech com o bot do Telegram para receber todas as atualizações sobre o processo de seleção por mensagem instantânea”, explica Sasha.

“O bot também vai oferecer a possibilidade de reagendar um teste técnico. Depois, nosso bot da Reintech vai notificar nosso desenvolvedor sobre novas vagas e vai perguntar sobre a disponibilidade do desenvolvedor.”

Os resultados

Embora ao menos um membro da equipe da Reintech esteja envolvido em quase todas as etapas do processo, grande parte dele é automatizado e por isso é possível gerenciar vários candidatos ao mesmo tempo.

“Com a ajuda do Pipedrive no centro do processo de automação, nossa abordagem nos permite processar centenas de candidaturas todo mês com uma equipe muito pequena”, diz Sasha. “O maior valor do Pipedrive é o recurso de Automações, em combinação com a API do Pipedrive e as integrações."

Enquanto isso, para Julia, que está gerenciando grande parte do aspecto manual do processo, o rastreamento e monitoramento são essenciais.

É um processo automatizado rápido e conveniente, que nos permite trabalhar em um ambiente confortável. As tarefas são claramente definidas e atribuídas para mim, por isso não há situações em que eu não sei o que fazer. Eu gosto da possibilidade de monitorar o progresso do trabalho e fazer comentários. Eu vejo como o sistema nos ajuda a manter a atenção e a motivação do candidato durante todo o processo de avaliação. Esse é um trabalho dinâmico, quando você encontra satisfação no resultado final e recebe feedback positivo dos desenvolvedores.

Julia KolesnikovaRecrutadora