Verwandeln sie ihre reports in handfeste ergebnisse


“Das Ziel besteht darin, Daten in Informationen, und Informationen in Erkenntnisse zu verwandeln.”

Carly Fiorina, Ehemalige CEO von Hewlett Packard

Stellen Sie sich vor, Sie würden in Ihrem lokalen Altenpflegeheim an alle Personen über 85 ein Smartphone verteilen.

Zunächst würden Sie wahrscheinlich verwunderte Blicke sammeln.

Und danach Verwirrung.

Sie könnten dann die Kontaktlisten aller Bewohner des Altenpflegeheims mit deren Liebsten und Verwandten füllen und ihnen zusätzlich erklären, wie man Nachrichten verfasst, anruft und E-Mails sendet.

Doch wir wissen, dass die Wahrscheinlichkeit wohl eher gering ist, dass diese Smartphones auch tatsächlich genutzt werden.

Was sagt uns diese kurze Geschichte über Vertriebsreporting?

Daten sind nutzlos, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sich diese zu Nutze machen können.

Die Bewohner des Altenpflegeheims halten mit Ihrem Smartphone eine fast unendliche Bandbreite an Daten in ihren Händen. Doch Sie wissen nicht genau, wie sie mit diesem Telefon umgehen sollen. Das ist nicht wirklich nützlich, richtig?

Mit Ihren Vertriebsdaten verhält es sich genau so.

Sie müssen Ihre Vertriebsdaten in handfeste Erkenntnisse verwandeln, um Ihre Performance zu verbessern.

Drei einfach Schritte für Ihr Vertriebsreporting

  1. Automatisieren Sie Ihre Datensammlung effektiv
  2. Erstellen Sie einfache und handfeste Reports aus diesen Daten
  3. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse aus diesen Daten, um Ihren Vertriebsprozess zu verbessern

Das ist die Checkliste für Ihr Vertriebsreporting.

Wenn Sie diese drei Punkte umsetzen, werden Sie nachhaltige Verbesserungen feststellen.

Sie können es sich nicht leisten, Ihr Vertriebsmanagement so einzusetzen wie in dem genannten Altenpflegeheim. Wenn Sie nicht die über richtigen Werkzeuge oder Fähigkeiten verfügen, um die richtigen Erkenntnisse aus Ihren Vertriebszahlen zu gewinnen, müssen Sie eine Lösung für dieses Problem finden, wenn Sie Ihr Unternehmenswachstum wirklich ernst nehmen.

Gleichzeitig ist zu viel Information natürlich auch nicht immer hilfreich.

Die Verarbeitung der Informationen kann ziemlich zeitaufwendig sein. Da ist es oft einfacher, die ganze Fülle zu ignorieren anstatt sich damit auseinanderzusetzen.

Doch treten Sie nicht in diese Falle! Wie mit vielen anderen Vertriebsprozessen auch, führen eine methodische und gründliche Zielsetzung und Ausführung zu nachhaltigem Erfolg.

Wir wollen Ihnen helfen, die richtigen Erkenntnisse zu erlangen und diese so umzusetzen, dass Sie Ihrem Unternehmenswachstum nützlich sind.

Jeder Vertriebsmanager sollte diese eine Botschaft im Hinterkopf behalten:

“Wenn Sie keine nützlichen Erkenntnisse aus Ihren Daten und Informationen gewinnen, haben Sie auch keine.”

Vertriebsreporting in Performance-Verbesserung verwandeln - Fünf praktische Tipps

Die folgenden fünf Tipps werden Ihnen das Gefühl geben, dass Ihre Daten auch Ihnen nützen und nicht umgekehrt.

Unser Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihre Vertriebsdaten in Umsatzsteigerung verwandeln können.

1. Klare Ziele zur Förderung Ihrer Vertriebsziele definieren

Bevor Sie loslegen, aus Ihren Daten und Informationen Erkenntnisse zu ziehen, sollten Sie verstehen, welchen Zweck sie verfolgen.

Idealerweise sollte das eine gemeinschaftliche Leistung sein.

Ermutigen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter und fragen Sie, welche Informationen ihre Arbeit erleichtern würden. Ihr Unternehmen ist einzigartig.

Die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um mehr Deals als Ihre Wettbewerber abzuschließen, hängt von Ihrer Zielgruppe, Ihrer Region, Ihrer Branche und vielen anderen Faktoren ab.

Sie sollten Entscheidungen treffen, die selbstgefällige Metriken von den wirklich wichtigen Metriken unterscheiden.

Sie benötigen für Ihre Sales-Pipeline einfache Metriken für jede Phase. Zu viele Metriken und Ihre Analyse wird zu kompliziert. Außerdem verwenden Sie zu viel Mühe und Zeit für diesen Vorgang.

Legen Sie nicht einfach etwas fest und vergessen es dann. Testen und überprüfen Sie.

Wenn Sie keine nützlichen Informationen aus Ihren festgelegten Metriken gewinnen, können Sie nur schwer nachhaltige Verbesserungen für Ihre Vertriebs-Performance erreichen.

Sie können später immer noch andere Metriken aus Ihren Vertriebsreportings hinzufügen oder entfernen.

2. Optimieren, automatisieren und aussortieren

“Wenn man die Daten lange genug durch arbeitet, wird man sie irgendwann verstehen.”

Ronald Coase, Economist

Wenn Sie einmal festgelegt haben, welche Metriken am wichtigsten sind, haben Sie weniger Arbeit.

Vereinfachen und automatisieren Sie so viel wie möglich.

Hier spart Ihnen ein Vertriebs-CRM viel Zeit.

Richten Sie Ihre Reporting-Dashboards und -Benachrichtigungen in Ihrem CRM so ein, dass sie Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Vertriebs-Dashboards sind so konzipiert, dass sie ein genaues Bild davon vermitteln, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt.

Ein einfacher, visueller Überblick über Ihre Daten kann nicht nur helfen, Verbesserungspotenziale für Ihren Vertriebsprozess zu identifizieren, sondern auch Ihre Vertriebszyklen zu vereinfachen. Noch besser ist es, wenn die Dashboards vollständig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Die individuell anpassbaren Dashboards in Pipedrive geben Ihnen eine klare Übersicht über die spezifischen Metriken, die Sie beobachten wollen. Damit können Sie Ihre Performance in Echtzeit nachverfolgen. Und hier zeigen wir Ihnen, wie es geht:

In Zukunft sollten Sie nun mehr Zeit damit verbringen können, Erkenntnisse zu generieren, als mühsam Daten zu sammeln und zu gewinnen.

Scheuen Sie sich nicht, bei der Einrichtung Ihrer Berichte und Dashboards um Hilfe zu bitten. Die meisten Softwareunternehmen bieten Support oder Schulungen an.

Besuchen Sie Webinare, sehen Sie sich die Videos Ihres CRM-Anbieters an und lesen Sie Blog-Artikel.

Sobald Sie das Gefühl haben, Ihr CRM zu verstehen, fangen Sie an, es so einzurichten, wie Sie es möchten.

Und seien Sie auch schonungslos, wenn es darum geht, mit welchen Metriken Sie arbeiten wollen und mit welchen nicht.

Wir alle wollen, dass die Statistiken uns gut aussehen lassen, doch wir lernen mehr von denen, die weniger schmeichelhaft sind.

Der Bericht über gewonne Deals ist natürlich förderlich für die Arbeitsmoral Ihres Teams, doch es gibt auch noch wichtigere Metriken, die Sie beachten sollten.

Gehen Sie diese Probleme an. Schauen Sie sich die Berichte über verlorene Deals an. Sie werden aus diesen Fehlern lernen.

3. Menschlich und nutzerfreundlich bleiben

“Wenn du es nicht in einfachen Worten erklären kannst, verstehst du es noch nicht gut genug.”
Albert Einstein

Wenn Ihr ganzes Team die gleichen Daten verwendet, müssen Sie Ihre Vertriebsreportings einfach und nutzerfreundlich für alle gestalten.

Präsentation und Organisation sind dabei entscheidend.

Stellen Sie sicher, dass die wichtigen Dinge schnell und einfach zu finden und zu verstehen sind.

Gute vertriebsspezifische Software hilft dabei. Klar, dass wir das hier auf dem Pipedrive-Blog sagen, oder?

Doch es ist wahr. Alle anständigen CRMs sollten in der Lage sein, Rohdaten in visuelle Berichte umzuwandeln. Wenn Sie mit undurchschaubaren Tabellenkalkulationen voller Zahlen und Statistiken arbeiten müssen, ist es vielleicht an der Zeit, einen neuen CRM-Anbieter in Betracht zu ziehen. Vertriebsreporting ist wirklich wichtig.

Klare, einfache Daten sind der erste Schritt zu nachhaltigem Unternehmenswachstum.

Ohne diese stellen Sie nur Vermutungen an.

Ermitteln Sie, basierend auf Ihrem spezifischen Vertriebszyklus, den Rhythmus der Berichterstattung, den Sie benötigen. Überprüfen Sie nach jeder Periode, ob die Berichte und Erkenntnisse, die Sie generieren, auch für Ihre Zwecke geeignet sind.

  • Verstehen Ihre Teammitglieder wirklich, was sie da sehen?
  • Helfen ihnen diese Informationen dabei, ihre Arbeit besser zu machen?
  • Sehen Sie wesentliche und wiederholbare Verbesserungen?

Überprüfen Sie mit jedem einzelnen Mitarbeiter, ob er Ihr Vertriebsreporting versteht und ob er weiß, wie er Ihre Erkenntnisse in die Praxis umsetzen kann.

4. Vertriebshistorie nutzen

“Sobald wir etwas wissen, ist es nur noch schwer vorstellbar, wie es war, als wir es nicht wussten.”
Chip & Dan Heath, Autoren von Made to Stick, Switch

Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über eine Fülle ungenutzter Daten, mit denen Sie sich Ziele setzen, Vorhersagen treffen und über neue Ergebnisse informieren können.

Daten werden erst dann aussagekräftig, wenn sie in Zusammenhang gebracht werden und die Performance der Vergangenheit etwas über die Zukunft aussagen kann.

Vorhersagbarkeit im Vertrieb kommt von präzisen Prognosen. Sie können nicht ohne das Wissen aus früheren Reports Prognosen stellen.

Entscheiden Sie, welche Zeiträume für Ihr Unternehmen wichtig sind. Für die meisten Vertriebsteams sind Monatsvergleiche in Ordnung. Wenn Ihre Zahlen aber stark von der Saisonalität beeinflusst werden, müssen Sie die Daten über ähnliche Jahreszeiträume abgleichen. Die Länge Ihres Vertriebszyklus hat auch viel damit zu tun, wie Sie Ihre Datensätze erstellen.

Analysieren Sie vorhandene Vertriebsdaten im Kontext Ihres Unternehmens und Sie werden schon bald sinnvolle Rhythmen für Reportings und Analysen erstellen können.

5. Daten für Ihr Unternehmen arbeiten lassen

“Daten sind nur Zusammenfassungen tausender von Geschichten. Erzählen Sie ein paar dieser Geschichten, um die Daten aussagekräftig zu machen.”
Chip & Dan Heath, Autoren von Made to Stick, Switch

Sie haben eine große Menge an schön organisierten Daten und Informationen über jedes kleine Detail Ihres Vertriebsprozesses und das Verhalten Ihrer Kunden und des Marktes, in dem Sie tätig sind. Wenn Sie aber aus Ihren gewonnenen Erkenntnissen keine umsetzbare Taktik formulieren können, können Sie auch keine Verbesserungen aus Ihrem Reporting generieren.

Wenn Sie einen bestehenden Account oder eine kostenlose Testversion nutzen, beginnen Sie damit, einige der verfügbaren Reports in Ihrem Pipedrive Dashboard individuell zu gestalten.

Hier finden Sie ein nützliches Einführungsvideo, das Ihnen genau zeigt, wie Sie Ihre Vertriebsreportings in der Pipedrive-App automatisieren können, um somit wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen:

Eine der wertvollsten Anwendungen von Vertriebsdaten ist die Fähigkeit, den Umsatz genau zu prognostizieren. Zuverlässige Prognosen entlasten den Vertrieb enorm und helfen Ihnen dabei, rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen, um somit Krisen zu vermeiden.

Behalten Sie den Preis im Auge

Als Vertriebsmanager haben Sie viel zu tun. Deshalb ist es wichtig, sich nicht von der Flut an Informationen überwältigen zu lassen, wenn Sie in Ihre Vertriebsdaten eintauchen. Wenn Sie die fünf Tipps oben befolgen, sollte der Prozess einfach sein.

Daten abrufen -> Erkenntnisse gewinnen -> Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Schwierigkeiten dabei haben, die ersten beiden Punkte in den dritten Punkt umzuwandeln, kann es sein, dass Sie sich die falschen Daten anschauen.

Denken Sie immer daran, dass Daten nur ein Werkzeug im Baukasten des Vertrieblers sind und immer im Dienste messbarer Ziele und Ergebnisse verwendet werden sollten.

“Eine Idee, die nicht mit einer Handlung gekoppelt ist, wird nie größer werden als die Gehirnzelle, die sie besetzt hat.” Arnold Glasow, Amerikanischer Geschäftsmann
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