Mit Dedupely datenchaos aufräumen und keine leads mehr verlieren

Sie können es sich nicht leisten, dass eine verstopfte Sales-Pipeline Sie Ihren Umsatz kostet.

Wie oft hat sich Ihr Team einen heißen Lead durch die Finger gehen lassen, während Sie jede Menge Leads mit weniger Aussichten verfolgt haben?

Datenchaos kann Ihre Sales-Pipeline verstopfen. Richtige Leads zu finden, sollte nicht die Detektivfähigkeiten eines Sherlock Holmes erfordern.

Aber Sie können Ihre Daten leicht durcheinander bringen. Vor allem, wenn Sie Tausende von Datenzeilen importieren oder große Mengen bearbeiten.

Chaos wird Ihre Lead-Qualifikation durcheinander bringen, wenn sich folgende Fehler in Ihre Kontaktdaten einschleichen:

  • Telefonnummern mit Ländercode versus lokale Nummern
  • Unterschiedliche Namenskonventionen wie Initialen, Mittelnamen oder zwei Nachnamen
  • Falsch geschriebene Wörter (die Duplikate erzeugen können)

Diese Probleme können ziemlich zeitaufwendig sein, doch seien wir ehrlich: Datenpflege ist typischerweise nicht die Hauptaufgabe eines Vertriebsmitarbeiters.

Wenn Sie Ihr Vertriebsteam dazu bringen, Zeit auf Datenpflege zu verwenden, bedeutet das wiederum, dass Sie weniger Zeit für die wichtigen Aufgaben wie Anrufe, E-Mails und Meetings aufwenden. Und Ihre Zeit ist kostbar.

Manchmal ist Datenchaos unvermeidbar. Doch konzentrieren Sie sich lieber auf einfache, lösbare Probleme, die Ihnen andernfalls nur Kopfschmerzen bereiten würden.

Fünf typische Fehler, die Sie vermeiden sollten

Social Media Synchronisation

Bevor Sie all Ihre Social Media-Accounts synchronisieren, sollten Sie sich überlegen, worin der Vorteil besteht, wenn Sie 10.000 Twitter-Daten in Ihrem CRM haben. Wenn Sie diese Daten ausdrücklich haben möchten, fügen Sie einfach Schlüsselprofile für Ihre wichtigsten oder potentiell besten Leads hinzu.

Das Hinzufügen direkt aus Social Media kann zu einer großen Menge an Spambots und Leuten führen, die nicht in Ihre Zielgruppe fallen.

Unternehmen müssen ihre Fans und Follower in Social Media nicht mit ihrem Konto synchronisieren, denn oft ist es unwahrscheinlich, dass diese Kontakte mit bereits existierenden Kontakten verschmelzen. Stattdessen empfehlen wir, es jedem in Ihrem Unternehmen leicht zu machen und abzuwarten, bis Sie einen guten Grund dazu haben, einen Kontakt aus Social Media hinzuzufügen.

Synchronisieren der Google Mail-Kontakte aller Teammitglieder

Dedupely sieht darin eine der Hauptursachen für Duplikate und irrelevante Kontaktdaten.

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihre Teammitglieder in ihrer Gmail-Kontaktliste jeweils über eine kleine Gruppe gemeinsamer Kontakte verfügen. Und was ist mit Familie, Freunden, Ärzten, dem Postboten und der Cousine, die Ihr CRM sofort mit überflüssigen Daten verstopfen können?

Seien wir ehrlich, Interessenten und Kunden in Ihrer Kontaktliste sind wahrscheinlich bereits in Ihrem CRM (wenn sie wichtig sind!). Sie können Ihre Pipeline sauber halten, indem Sie Ihr Team anweisen, nicht deren Google Mail-Kontakte zu synchronisieren.

Versehentliche Vervielfältigung durch Importe

Viele Vertriebsmanager wenden sich an Dedupely, um das durch schiefgegangene Importe herbeigeführte Chaos zu verringern. Zum Glück können Sie mit Pipedrive doppelte Kontakte automatisch zusammenführen. Das spart viel Zeit!

Überprüfen Sie dafür folgendes:

  • Passender Kontaktname mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse
  • Passender Organisationsname mit Adresse

Damit stellen Sie sicher, dass Sie die Daten, die Sie bereits in Pipedrive haben, mit neuen Daten in Ihrer Importdatei aktualisieren können.

Um neue Duplikate zu vermeiden, sollten Sie vor dem Import die einzelnen Felder, die als Grundlage für die Zusammenführung verwendet werden, überprüfen. Fehler zu beheben oder zu beseitigen, führt zu sauberen Daten.

Klassische Wege, die zu Duplikaten führen:

  • Kleine Datenunterschiede zwischen Nutzern
  • Unterschiedliche Schreibweise von Unternehmensnamen, z.B. Wal-Mart vs. Walmart
  • Unterschiedliche Formate für Telefonnummern
  • Fehler bei E-Mail-Adressen
  • Unternehmen, die nicht dieselbe Adresse haben

Integration ohne Testen

CRM-Anwendungen und Integrationstools wie Zapier sind starke Tools.

Aber wenn Sie Integrationen ohne eingängige Überlegungen einbinden, riskieren Sie Chaos in Ihrer Datenbank.

So suchen zum Beispiel einige Zaps nicht nach Duplikaten, wenn sie neue Daten zu Pipedrive hinzufügen. Das kann zu einem Problem werden, wenn Sie stündlich oder sogar täglich neue Kontakte hinzufügen.

Der beste Weg ist, Ihre Integrationen vorher gründlich zu testen, bevor Sie sie langfristig einsetzen.

Keine Datenpolitik des Teams festgelegt

Ihr gesamtes Team sollte auf dem gleichen Stand über Datenhygiene sein.

Sie ersparen sich und Ihrem Team unnötige Kopfschmerzen, wenn Sie vorab eine Datenpolitik festlegen.

Diese kann aus den folgenden Punkten bestehen:

  • Wie werden Daten importiert?
  • Wie werden Duplikate vermieden?
  • Wie lauten die Standards für manuelle Dateneingabe?
  • Vereinheitlichen Sie Formate für Telefonnummern
  • Machen Sie Notizen während Telefonaten
  • Prüfen Sie vor der Eingabe neuer Kontakte, ob es bereits Duplikate gibt
  • Vergewissern Sie sich über die richtige Schreibweise
  • Wie sauber sind Ihre Integrationen und sind sie eher nützlich oder unnötig?
  • Wie synchronisieren Sie Kontakte?
  • Wie sehen Webformulare für Inbound-Leads aus?

Jedes Team hat seine eigene Vorgehensweise, doch es schadet nicht, einige Regeln festzuhalten, um Ihre Daten sauber und einheitlich zu halten und spätere Fehler zu vermeiden.

Was sind Ihre Ziele für Pipedrive?

Stellen Sie sich einmal selbst die Frage, was Sie von Pipedrive erwarten und warum Sie ein CRM benötigen. Dadurch können Sie herausfinden, welche Daten Sie benötigen.

Wenn es Ihr Ziel ist, potentielle Kunden anzurufen und sie durch jede Phase in Ihrem Trichter zu bewegen, benötigen Sie Telefonnummern. Daher ist es für Sie sinnvoll, nur Daten mit Telefonnummern zu sammeln.

Wenn E-Mail-Marketing und E-Mail-Kontakte einen großen Teil Ihres Unternehmens ausmachen, dann könnten E-Mail-Adressen das Richtige für Sie sein.

Das meiste Chaos und Duplikate können vermieden werden, wenn Sie diese Grundlagen richtig anwenden.

Ein paar klare und einfache Richtlinien, die Ihr Vertriebsteam befolgen sollte, werden viel von dem Chaos in Ihrer Datenbank beseitigen und sicherstellen, dass Sie nicht in einem endlosen Durcheinander Ihre heißen Leads verlieren.

Streben Sie nicht nach Perfektion

Daten sind einfach zu sammeln, aber es ist schwierig, sie auch dauerhaft relevant und sauber zu halten. Natürlich wollen Sie Ihr Bestes geben, um alles aus Pipedrive herauszuholen, doch es ist kontraproduktiv nur nach der ‘perfekten Datenbank’ zu streben.

Doppelte Kontakte kommen immer mal wieder vor und genau deshalb haben wir Dedupely entwickelt. Oft brauchen Sie einfach nur eine Lösung aufgrund der oben beschriebenen Fehler.

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